يساعد نظام كانبان المؤسسات على التركيز على مهام محددة حتى الانتهاء منها. يعد نظام إدارة سير العمل البسيط هذا طريقة فعالة لتعزيز التعاون والإنتاجية.
تعريف كانبان
كانبان هو نظام مبسط لإدارة سير العمل يهدف إلى تحقيق الكفاءة والمرونة في عملية الإنتاج والتطوير من خلال تقليل الهدر والقضاء على التكرار وخفض التكاليف. وفي حين أنه يستخدم بشكل شائع في تطوير البرمجيات، إلا أن كانبان يركز على التحسين التدريجي في كل مجال من مجالات العمل – وليس فقط تكنولوجيا المعلومات. تم تطوير كانبان في اليابان بواسطة تويوتا في أوائل الأربعينيات من القرن الماضي، ولم يتم تصميمه ليحل محل إدارة المشاريع أو ليكون بمثابة منهجية تطوير. بدلاً من ذلك، يركز على تحسين العمليات الموجودة بالفعل من خلال إنشاء بنية سير عمل أفضل.
يساعد كانبان مؤسستك أيضًا على الحد من كمية الأعمال قيد التنفيذ في سجلك. ويهدف إلى دعم القيادة القوية والشفافية التنظيمية والعمل الجماعي والتواصل المفتوح والتعاون في الشركة. باستخدام كانبان، يمكن للمؤسسات تصور المهام غير الملموسة، مما يمنع الأولويات من السقوط بين الشقوق، ويساعد في عملية اتخاذ القرار، ويساعد في معرفة مكانها في عملية التطوير.
لوحة كانبان وبطاقات كانبان
لوحة كانبان هي الأداة الأساسية لاستراتيجية كانبان. يمكن أن تكون لوحة مادية، مثل السبورة البيضاء، أو لوحة افتراضية تساعد قسمك على تتبع المهام وتصور التقدم. يتم تتبع التقدم باستخدام بطاقات كانبان، والتي يمكن أن تكون بسيطة مثل الملاحظات اللاصقة التي يمكن نقلها أو البطاقات الافتراضية التي يمكن سحبها وإفلاتها في أعمدة مختلفة على لوحة كانبان الخاصة بك.
يتم تمثيل كل مرحلة بعمود على لوحة كانبان. على سبيل المثال، قد يحتوي العمود الأول على “قائمة مهام متأخرة” تحتاج إلى إنجازها، مع عمود آخر لـ “اليوم” أو “هذا الأسبوع” حيث يمكنك سحب المهام للتركيز عليها الآن. يجب أن تكون المهام على بطاقات كانبان صغيرة بما يكفي بحيث لا تستغرق أسابيع لإكمالها، ولكن لا يتم تقسيمها إلى الحد الذي تصبح فيه اللوحة مزدحمة بالبطاقات. تتضمن فئات لوحة كانبان الشائعة أقسامًا للأفكار، والتي يمكن نقلها بعد ذلك إلى عمود للأفكار المحددة أو عمود للأفكار المهملة. ومن هناك، يمكن تصنيف المهام على أنها “قيد التنفيذ” أو نقلها إلى “جاهزة” بمجرد اكتمالها بما يكفي للانتقال إلى الخطوة التالية.
منهجية كانبان
تتمحور منهجية كانبان حول المراحل، والتي عند إنشائها للوحة كانبان، يجب أن تكون بسيطة بما يكفي لتجنب تعقيد الخطوات المطلوبة لإكمال كل مهمة. وبينما تتمتع كل منظمة بحرية اختيار فئاتها الخاصة لكل عمود، فإن معظم لوحات كانبان ستتضمن المراحل التالية:
- الانتظار: يتضمن هذا العمود عادةً قائمة المهام المتراكمة التي تنتظر أن يتوفر وقت فراغ — وبمجرد حدوث ذلك، يمكن تحويل المهمة إلى عمود لمهام اليوم المحددة أو تحويلها إلى عمود “قيد التنفيذ”.
- قيد التنفيذ: يحتوي هذا العمود على جميع المهام التي يتم العمل عليها حاليًا. ويُشار إليه أحيانًا أيضًا باسم عمود “قيد التنفيذ”. بمجرد اختيار مهمة جديدة للعمل عليها، سيتم نقلها إلى هذا العمود طالما أنك تعمل عليها.
- مكتمل: بمجرد الانتهاء من المهمة، يتم نقلها إلى عمود “مكتمل” النهائي.
- محظورة: إذا لم تتمكن من إكمال مهمة أو توقف تقدمها مؤقتًا لأي سبب، فسيتم نقلها إلى فئة “محظورة” أو “معلقة” حتى تتمكن من العودة إليها مرة أخرى.
يجب أن يكون لكل فئة أو عمود في لوحة كانبان سياساتها الخاصة أو “قواعد التنفيذ” – المتطلبات التي يجب استيفاؤها قبل نقل عنصر إلى عمود آخر على اللوحة. تحافظ هذه القواعد على هيكلة اللوحة وتضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة حول متى يجب نقل العناصر إلى عمود آخر. على سبيل المثال، قد تنشئ سياسة لعمود واحد بحيث لا يمكن لأي شيء أن يتحرك بعده ما لم يتم اختباره بواسطة فريق معين أو حتى يراه أشخاص معينون في الشركة.
ستة قواعد للكانبان
لقد وضعت شركة تويوتا ستة قواعد أساسية لـ Kanban لا تزال الشركة تتبعها حتى اليوم. ستساعدك هذه القواعد على إبقاء شركتك في الحالة الذهنية اللازمة لإدارة المنتجات بنجاح:
- لا تتخلى أبدًا عن المنتجات المعيبة: إن اكتشاف العيوب في أقرب وقت ممكن أمر بالغ الأهمية لإدارة النفايات. إن سحب المنتج قبل أن ينتقل إلى مرحلة أخرى من عملية التطوير سيضمن إمكانية علاج أي عيوب يتم العثور عليها بسرعة وبأقل تكلفة ممكنة.
- لا تأخذ إلا ما هو مطلوب: من المهم أن تنتج فقط ما هو مطلوب للمساعدة في تجنب الهدر. إن الفهم القوي للمتطلبات قبل التوجه إلى التطوير ضروري لتحقيق ذلك.
- إنتاج الكمية المطلوبة بالضبط: لتجنب الهدر، يجب عليك إنشاء عدد المنتجات أو الخدمات أو الموارد المطلوبة على وجه التحديد للخطوة التالية. إن إنشاء المزيد من المنتجات أو الخدمات أو الموارد بشكل غير ضروري يؤدي إلى استنزاف مخزونك؛ كما أن إنتاج كميات قليلة جدًا من المنتجات أو الخدمات يؤدي إلى تأخير العملية، وهو ما قد يكلف الشركة أموالاً.
- تسوية الإنتاج: الهدف الرئيسي من كانبان هو إنشاء كمية ثابتة من السلع لتلبية طلب العملاء بمعدل ثابت ويمكن التنبؤ به. يمكن أن يساعد تسوية الإنتاج في ضمان قدرتك على تلبية طلبات العملاء باستمرار دون الإفراط في الإنتاج أو التسبب في إهدار في هذه العملية.
- ضبط الإنتاج بدقة: لا ينتهي تحسين العملية أبدًا، لذا ستحتاج إلى تقييم مستمر لكيفية ضبط العمليات بدقة للتخلص من الهدر وزيادة السرعة وضمان الاتساق. يجب عليك دائمًا البحث عن طرق لتعديل العمليات لجعلها أكثر كفاءة وفعالية.
- استقرار العملية وتقنينها: بمجرد إنشاء العملية الأكثر كفاءة ممكنة، من المهم توثيق هذه المعايير والتأكد من أن العملية تظل مستقرة وقابلة للتنبؤ بها أثناء تكرار العملية.
كانبان مقابل سكروم
باعتبارهما من استراتيجيات تحسين سير العمل، تتشابه كانبان وسكرم – فكلاهما مبني على أنظمة “سحب”، والتي تركز على إخراج العناصر من قائمة المهام المتراكمة وإكمالها بأسرع ما يمكن. ولكن بمجرد سحب المهام من قائمة المهام المتراكمة، يختلف كانبان وسكرم بشكل كبير.
يركز سكروم على “السباقات”، والتي تبدأ باجتماع تخطيطي لتحديد المهام التي تشكل أولوية لفترة العمل التي تستمر أسبوعين. يُسمح لفرق التطوير والمنتجات فقط بالتركيز على العناصر التي تم سحبها أثناء اجتماع التخطيط لسباق الأسبوعين؛ يتم تأجيل أي شيء آخر حتى اكتمال السباق. في النهاية، هناك مراجعة للسباق لمعرفة ما نجح وما يحتاج إلى تغيير. ثم تبدأ العملية مرة أخرى بمتطلبات أو مهام جديدة تم تخصيصها أثناء اجتماع التخطيط الأخير.
يستخدم كانبان طريقة السحب ويتضمن أيضًا تقييمات منتظمة ومراجعات، لكنه لا يتبع سباق الأسبوعين الذي يستخدمه سكروم؛ بدلاً من ذلك، يعد كانبان عملية مستمرة يتم فيها سحب المهام في أي وقت يتوفر فيه للفريق النطاق الترددي اللازم للقيام بمهمة أخرى. هناك أيضًا حدود محددة مسبقًا لعدد “الأعمال الجارية” التي يمكن أن يمتلكها الفريق، عادةً بناءً على عدد الأشخاص والموارد المتاحة.
أدوات وبرامج كانبان
هناك الكثير من أدوات وبرامج كانبان المتاحة للشركات التي تريد إدارة سير عمل كانبان افتراضيًا. قد تستخدم مؤسستك هذه الأدوات بدلاً من لوحة كانبان مادية أو بالاشتراك مع لوحة كانبان. تساعد هذه الأدوات الفرق على تتبع تقدم المبادرات ويمكن أن تساعد الجميع في تصور المهام خطوة بخطوة. هناك العديد من الخيارات المتاحة في السوق، ولكن بعض أدوات كانبان الأكثر شيوعًا تشمل:
- Asana
- GitScrum
- KanbanFlow
- Kanbanize
- com
- nTask Board
- Odoo
- Trello
- Workzone
- Workfront
- Wrike
- ZenHub
وظائف ورواتب كانبان
يبلغ متوسط الراتب للموظفين الذين يبلغون عن امتلاكهم لمهارات كانبان 117000 دولار أمريكي سنويًا، وفقًا لبيانات من PayScale. يُعد كانبان مهارة ذات صلة بمجموعة من الوظائف في إدارة المشاريع والمنتجات. وفقًا لـ PayScale، فيما يلي متوسط الرواتب المبلغ عنها لمسميات الوظائف الشائعة التي تتطلب مهارات كانبان:
- مدير منتجات البرمجيات: 80.000 دولار
- سيد الحثالة: 84000 دولار
- مطور برامج: 90.000 دولار
- مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات: 113.300 دولار
- مدرب سكروم: 117000 دولار
- مدرب Agile: 123,333 دولارًا
كتب المقال: م عز جابر
أعمل كمهندس تكنولوجيا معلومات منذ أكثر من 6 سنوات، وأسعى إلى الاستفادة من مهاراتي وخبراتي الإدارية والفنية لتطوير حياتي المهنية في مجال تكنولوجيا المعلومات
– البريد الإلكتروني: info@ezzgaber.com
– رقم الموبايل “مصر” : 00201099833214
– رقم الجوال “السعودية” : 0966542133293